早些年以紙質書面的方式為主，隨著網絡信息化的發展，現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式，空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息，包括體積，毛重，貨物數量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運的是大件貨物，必須注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特殊要求，需要空運訂艙人員和航空公司協商，終由航空公司確定是否可以滿足貨主的特殊要求。
航空運單與海運提單有很大不同，卻與國際鐵路運單相似。它是由承運人或其代理人簽發的重要的貨物運輸單據，是承托雙方的運輸合同，其內容對雙方均具有約束力。航空運單不可轉讓，持有航空運單也并不能說明可以對貨物要求所有權。（一）航空運單是發貨人與航空承運人之間的運輸合同與海運提單不同，航空運單不僅證明航空運輸合同的存在，而且航空運單本身就是發貨人與航空運輸承運人之間締結的貨物運輸合同，在雙方共同簽署后產生效力，并在貨物到達目的地交付給運單上所記載的收貨人后失效。（二）航空運單是承運人簽發的已接收貨物的證明航空運單也是貨物收據，在發貨人將貨物發運后，承運人或其代理人就會將其中一份交給發貨人（即發貨人聯），作為已經接收貨物的證明。除非另外注明，它是承運人收到貨物并在良好條件下裝運的證明。
貨機則只配備較少的登機門，有較大的貨艙門，一般分布在前后兩段貨艙和下部貨艙，這些艙門的高度一般在2米以上，寬度超過3米，能夠裝載大件貨物。2）客機和貨機的裝載方式不同：客機一般用行李拖車將托運行李或物品從航站樓或監管倉運送到停機坪，再由行李傳送帶車將行李或物品運上飛機。貨機的貨物裝載主要使用升降平臺車，將貨物運送至艙門高度后，平臺上的滾輪將貨物運進飛機機艙內。當然也不，很多客機的貨物裝載也是用裝載平臺車進行裝載。
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