早些年以紙質書面的方式為主,隨著網絡信息化的發展,現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式,空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息,包括體積,毛重,貨物數量以及外包裝的類型(主要包括:紙箱、鐵箱、卡板和木箱)。除了上述信息外,還要寫清貨物名稱(包括中文和英文),如果空運的是大件貨物,必須注明長寬高(單位:厘米),然后確定航空公司的班旗和艙位,如果貨主有特殊要求,需要空運訂艙人員和航空公司協商,終由航空公司確定是否可以滿足貨主的特殊要求。
特快專遞與航空快運的區別:特快專遞的時效性高于航空快運,運價大于航空快運,貨量小于航空快運。特快專遞的運輸方式是立體式的,可以是航空、鐵路、公路、水路運輸,貨物流通派送區域廣泛,通過二級、三級站中轉、分撥。貨物派送可以抵達鄉村。雖然快件運作成本低,貨物也能及時派送完畢,但是由于貨物流通中間環節增多,安全系數低于航空快運。航空快運的運輸方式只能是:航空。貨物流通派送以二點之間的城市區域為主。需二級、三級中轉、分撥的派送區域,一般以汽車運輸直達派送為主,不進行中轉。二程運輸成本相對較高。適合大宗貨物、易碎品等運作。
航空輸運使用飛機直升機及其他航空器運送人員、貨物、郵件的一種運輸方式。航空郵件的托運和承運雙方要相互協作、密切配合,按公布的航班計劃和郵件路單安全、迅速、準確地組織運輸。承運人對接收的航空郵政信函應當優先組織運輸。航空快遞企業要以本規則為依據,使用標志、包裝。航空快遞企業應當安全、快速、準確、的為貨主提供服務,并按規定收取相應的服務費。發生違約行為時應當承擔相應的經濟責任。